Normes et politiques
Annexes
Normalisation des numéros SDM
Création : 12-02-06
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Règles pour la normalisation des numéros SDM

Sommaire


Un numéro SDM identifie de manière univoque chacune des notices bibliographiques produites par les Services documentaires multimedia. Ce numéro est fourni dans les champs 001 et 035 dans le format MARC de SDM. Dans les bases de données informatisées de SDM, ces numéros comportent toujours sept caractères. Les usages à ce sujet ont cependant varié au cours des ans.

Cette annexe explique comment procéder pour normaliser, en vue de la recherche dans les bases de SDM, les numéros à retracer. La normalisation des numéros SDM s'impose pour les recherches exécutées manuellement dans les bases de SDM sur certains numéros de notices qui ont parues dans les publications imprimées ou sur les fiches. Elle n'est pas nécessaire si l'on recourt au service Transit ou au programme SDM-LOTS du CD-ROM pour la conversion massive de notices. Dans ces deux cas, la normalisation des numéros SDM est faite automatiquement. Aux fins de la recherche, il est inutile de taper le trait d'union qui figurait dans les numéros SDM. Ainsi, on doit taper 7803245 pour obtenir le numéro 78-03245.


Période 1964 à 1968

Les numéros SDM comptaient alors un nombre variable de caractères, chiffres ou lettres, disposés en deux blocs: un premier bloc d'un à quatre caractères identifiant une "série", suivi d'un trait d'union et d'un deuxième bloc d'un à trois chiffres, constituant le numéro d'ordre. Leur présentation est uniformisée en respectant les règles suivantes.

Le numéro de série doit être ramené à quatre caractères et le numéro d'ordre à trois, en ajoutant au besoin des zéros à gauche de chaque bloc. On ignore les traits d'union et les préfixes "CB" ou "FCC".

Exemples:
1-1 devient 0001001
2-17 devient 0002017
380-32 devient 0380032
1310-112 devient 1310112
C840-139 devient C840139

Quand le bloc de série se compose d'un seule lettre (E, J, P), on le normalise en tapant cette lettre suivie de trois zéros.

Exemples:
E-17 devient E000017
J-2 devient J000002
P-132 devient P000132


Période 1969 à 1977

Les chiffres du premier bloc (toujours deux caractères) identifient l'année de production de la notice. Le numéro d'ordre, dont la longueur varie de 1 à 5 caractères, doit toujours être tapé à 5 caractères, en complétant au besoin avec des zéros à gauche. On ignore les traits d'union.

Exemples:
69-385 devient 6900385
72-1415 devient 7201415
77-22145 devient 7722145

Les lettres qui précèdent ou suivent parfois les numéros SDM de cette période (P, AV, E) ne font pas partie du numéro. On ne doit pas les taper dans les demandes, pas plus que le préfixe "CB:".

Exemples:
76-806 E devient 7600806
AV72-7075 devient 7207075
AV76-4641 E devient 7604641
P75-7389 devient 7507389
P76-2776 E devient 7602776


Période 1978 à 1996

Le premier bloc du numéro SDM (deux chiffres) identifie l'année de production de la notice. Les deux chiffres sont composés des deux derniers chiffres de l'année (ex. 78 pour 1978).

Les cinq chiffres suivants (2e bloc) constituent un numéro d'ordre. Les premiers chiffres ont toutefois une valeur significative:

Les séquences commençant par :

0, 1 ou 3 identifient une notice publiée dans Choix: documentation imprimée
Par exemple: 8407653, 8811543, 9230734.
20 à 26 ou 4 identifient une notice de David: documentation audiovisuelle
Par exemple: 9520124, 8140025.
27 à 29 identifient une notice de Logibase: logiciels et documents électroniques
Par exemple: 8527034


Période 1997 à 1999

Le premier bloc de deux chiffres identifie toujours l'année de production de la notice (ex. 98 pour 1998). Cependant, une modification a été apportée au préfixe du deuxième bloc (cinq chiffres suivants), dû à l'accroissement de la production de Choix. La séquence "20 à 26" attribuée antérieurement à David a été récupérée pour la base Choix .

Les séquences commençant par :

0, 1, 20 à 26 ou 3 identifient une notice publiée dans Choix: documentation imprimée
Par exemple: 9907653, 9711543, 9822001, 8530734.
4 identifient une notice de David: documentation audiovisuelle
Par exemple: 9740025.
27 à 29 identifient une notice de Logibase: logiciels et documents électroniques
Par exemple: 9827034


Période 2000 à 2001

À partir de l'an 2000, le premier bloc des numéros SDM, identifiant l'année de production de la notice, commencent par une lettre et un chiffre; la lettre représentant la décennie (2000-2009 = A, 2010-2019 = B, etc.) et le chiffre, l'année de traitement. Ainsi, A012345 identifie un document traité en l'an 2000, B854321, en 2018, etc.

La structure du deuxième bloc (cinq chiffres suivants) est restée inchangée par rapport à celle de la période 1997-1999.

Les séquences commençant par :

0, 1, 20 à 26 ou 3 identifient une notice publiée dans Choix: documentation imprimée
Par exemple: A107653, A011543, A122001, A030734.
4 identifient une notice de David: documentation audiovisuelle
Par exemple: A140025.
27 à 29 identifient une notice de Logibase: logiciels et documents électroniques
Par exemple: A027034.


Période 2002 à 2008

Le premier bloc de deux chiffres identifie toujours l'année de production de la notice selon les règles établies depuis l'an 2000 (ex. A212345 pour 2002).

Cependant, une nouvelle modification a été apportée au préfixe du deuxième bloc (cinq chiffres suivants), lors de la fusion des bases David et Logibase, transférant du même coup la séquence attribuée antérieurement à Logibase ("27 à 29") pour la base Choix.

Les séquences commençant par :

0, 1, 2 ou 3 identifient une notice publiée dans Choix: documentation imprimée
Par exemple: A407653, A211543, A328001, A531734.
4 identifient une notice de David: documentation audiovisuelle ou une notice de Logibase: logiciels et documents électroniques
Par exemple: A540025.


Période 2009 et plus

À partir de 2009, la segmentation entre les bases Choix et David est abandonnée. La numérotation SDM est maintenant continue.

Le premier bloc de deux chiffres identifie toujours l'année de production de la notice selon les règles établies depuis l'an 2000 (ex. A912345 pour 2009, B012345 en 2010, B112345 en 2011, etc.). Les cinq chiffres suivants sont maintenant attribués séquentiellement de 00001 à 69999 indépendamment des bases (la séquence 70000 à 99999 est attribuée à la base Repère).

Par exemple, pour une notice publiée dans Choix, David ou Logibase en 2009: A900001, A900002, A900003, etc.




Exceptions (1964-1977)

Pour tenir compte de cas particuliers, heureusement rares, deux exceptions doivent être signalées aux règles qui précèdent pour les années 1964 à 1977.

Numéros SDM commençant par un zéro

Quand le premier bloc commence par un zéro, on le complète à quatre caractères avec la lettre Z au lieu d'un zéro en première position.

Exemples:
07-05 devient Z007005
05-2 devient Z005002

Numéros SDM commençant par 45-

La série 45 comporte, dans quelques cas, un deuxième bloc de quatre chiffres (par exemple, 45-1007). Il est alors impossible que le premier bloc contienne aussi quatre chiffres, car le numéro SDM doit être composé de sept chiffres.

On contourne la difficulté en faisant précéder de la lettre Z le premier bloc, pour un total de trois caractères. Les numéros à trois chiffres ou moins dans le deuxième bloc suivent la règle générale.

Exemples:
45-1003 devient Z451003
mais
45-59 devient 0045059
45-680 devient 0045680

Note. Il ne faut pas confondre la série 45 et la série 450.

Exemple: 450-69 devient 0450069

Numéros SDM remplacés

Pour différentes raisons, il arrive parfois qu'un nouveau numéro SDM soit attribué à une notice. C'est le cas, par exemple, quand SDM décide de regrouper dans une même notice des données précédemment incluses dans deux ou plusieurs notices distinctes.

Le cas échéant, la notice demeure accessible sous son ancien numéro (dit numéro SDM "remplacé") mais c'est le nouveau numéro qui devient le numéro "officiel".

Une demande portant sur un numéro SDM remplacé entraîne donc l'affichage de la notice demandée, mais elle porte un autre numéro SDM. Les formats d'exportation ASCII, VÉRIF et MARC (035 $z) permettent de constater le lien qui existe entre l'ancien et le nouveau numéro, étant donné que ces trois formats retiennent les numéros équivalents dans une zone du format.


Décembre 2009